座谈会是定性研究中使用频率较高的形式，一场会的质量，很大程度上在招募阶段就已决定。本文面向执行方，说明人数规模如何确定、场次如何排布、被访者条件如何设定，以及到会提醒机制如何落地。
一、人数规模：经验区间与确定逻辑
座谈会人数没有放之四海皆准的标准，业内较常见的安排是每组六到十人。这个区间的形成有两个原因：人数过少时互动不足，讨论容易变成一问一答；人数过多时每人发言时间被压缩，主持人难以深挖个体动机。
具体取多少，取决于三个变量。一是议题复杂度，议题越复杂、需要展开的维度越多，人数应适当减少，以保证每个人都有充分表达空间；二是分组数，需要按人群细分对比时，总人数会随组数成倍增加；三是讨论时长，常规时长下人数偏多会导致节奏仓促。
此外还要考虑分析端的需要。若研究需要逐人展开观点溯源，人数应向下取；若只需快速验证方向，人数可适当上调。经验区间只是起点，最终取值仍要回到研究问题本身。
因此规模确定的顺序应当是：先定议题与分组，再定每组人数，最后汇总总样本量，而不是反过来先定总数再拆组。
二、分组设计：按细分维度拆分场次
分组设计的目的是让组内同质、组间异质。常见维度包括使用深度、品牌偏好、决策角色、城市层级、生命周期阶段等。
组数也不是越多越好。每增加一组，意味着招募量、场地成本、主持人精力与分析工作量同步增加。多数项目在两到四组之间即可完成对比目标，特殊议题才会进一步细分。
分组方案确定后，要把每组的人数、条件、配额写成一张表，作为后续座谈会招募的执行依据，避免中途随意调整导致样本结构失衡。
表格中还应标注每组的时间安排、主持人与记录人，并与场地预订表保持同步更新，避免排期冲突。分组一旦锁定，中途调整需要重新评估样本结构与进度影响。
三、被访者条件设定与配额
条件设定遵循必要且够用的原则。必要，指与研究问题直接相关的约束，如使用年限、购买渠道、决策角色；够用，指不要叠加与研究目的无关的筛选项，否则会明显抬高招募难度。
还要设置排除条件，常见排除项包括：本人或直系亲属从事相关行业、近期参加过同类研究、从事市场研究或广告相关工作、表达与理解能力不足以完成讨论。
另外要控制组内同质性，避免出现熟人关系或明显同质职业，防止讨论被单一视角带偏。同一组内的年龄与性别分布也应保持基本均衡。
四、场次安排：时段、顺序与场地
时段选择优先考虑目标人群的可支配时间。上班族适合工作日晚间或周末，家庭中的主要采购者适合工作日下午，学生群体适合周末或假期。
场次顺序也有讲究。建议把条件偏苛刻、人群较稀缺的场次放在后面，前面场次先跑通流程、校准主持提纲；也可把关键场次安排在主持人状态较好的时段。
场地方面需要确认会议室容量、录音录像设备、观察室与单向玻璃、茶歇与指引标识，确认函中应写清楼层、房间号与交通方式。
备用场次的安排同样重要。建议为每组预留机动时段，用于应对临时改期或样本缺口；备用时段应在招募启动前就与场地、主持人确认可调用。
五、候补人数与递补机制
由于临时缺席难以彻底避免，超额招募是常规做法。候补人数通常按经验比例准备，稀缺人群与长时程项目的比例会更高一些。
候补人员必须与正式人员完成同样的甄别问卷与电话复核，不能在出现缺口时临时放宽条件，否则样本质量会下降。
递补规则要提前约定：提前多久通知候补、候补到场是否计入礼金、候补未到场如何处置。规则写清楚，可以减少后续争议。
对外沟通时，候补人员应明确知晓自己处于候补状态以及可能转为正式的时间点，避免临近开场才临时通知造成误解，也便于其提前预留时间。
六、到会提醒与现场管理
到会提醒建议分三层：执行前一天做一次确认，告知时间、地点、时长、所需材料与礼金发放方式；执行当天提前数小时再做一次提醒；开场前一小时由现场负责人对未确认者进行电话追踪。
现场流程包括签到、身份核对、签署知情同意与保密说明、引导入座、发放礼金或说明发放时间。签到表应记录到场时间与联系方式，便于后续回访。
礼金标准随项目类型、时长、被访者稀缺度变化，从几百元到上千元不等，具体以项目发布为准。发放时间与凭证要求应在招募阶段就向被访者说明清楚。
甲方或执行方可以在盈邀约发布座谈会招募项目，写清城市、时间、人数与条件；被访者也可以注册盈邀约并完善画像，等待符合条件的座谈会招募邀请。